Help centrum
Petear - papierloos vergaderen
1
Ga naar een vergadering in "Mijn vergaderingen", open deze. Bewerk vervolgens een agendapunt.
Klik op [+ Nieuwe vergaderstukken]. Het venster voor bestanden toevoegen wordt geopend.
2
Klik op [+ Voeg bestanden toe] en selecteer in de verkenner het bestand dat u toe wilt voegen.
U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren en toevoegen.
3
Als u een selectie heeft gemaakt klikt u op [Openen] en vervolgens op [Opslaan].
U komt nu weer in het overzicht van het agendapunt.
4
Klik nogmaals op [Opslaan], nu komt u weer in het overzicht van de vergadering.
Door nogmaals op [Opslaan] te klikken komt u in het overzicht van [Mijn vergaderingen].
Vergaderstukken toevoegen in beeld
Het publiceren van een vergadering
U publiceert een vergadering zodat de uitnodigingen verstuurd worden en de vergadering in het onderdeel Vergaderingen van iedere deelnemer komt te staan.
Publiceren kan op ieder moment nadat een vergadering is aangemaakt. Als er een deelnemer toegevoegd wordt nadat de vergadering gepubliceerd is, krijgt deze automatisch een uitnodiging.
Rechten op vergaderstukken
Net als de rechten op een agendapunt kan je ook de zichtbaarheidsrechten op een vergaderstuk ontnemen. Deze rechten worden per vergaderstuk ingesteld. Standaard staan de rechten op “Zichtbaar voor alle deelnemers”.
1
Klik op het [Potloodje] achter het agendapunt waar je de rechten wilt aanpassen.
U komt nu in het overzichtsscherm van het vergaderstuk.
2
Klik op het pijltje naar beneden dat achter “zichtbaar voor alle deelnemers staat.
Selecteer nu “Zichtbaar voor geselecteerde deelnemers” (De mogelijkheden komen tevoorschijn).
3
Selecteer in de kolom “Zichtbaar” de persoon die dit vergaderstuk niet mag zien, door op de naam te klikken.
Klik op [Verwijderen]. De geselecteerde persoon is nu naar de kolom "Niet zichtbaar" verplaatst.
4
Door een persoon onder “Niet Zichtbaar” te selecteren, kunt u deze weer toevoegen.
Klik op de [Opslaan] knop direct onder het Rechten blok.
Vergaderstukken toevoegen
Tijdens een vergadering is het erg handig als om alle vergaderstukken bij de hand te hebben. Bij een vergadering kunt u diverse vergaderstukken toevoegen. Dit kunnen Word bestanden (doc & docx) en Pdf bestanden zijn. Vergaderstukken toevoegen aan een vergadering gaat als volgt: