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Petear - Papierlose Sitzungen
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Gehen Sie zu einer Sitzung in „Meine Sitzungen“ und öffnen Sie diese.
Bearbeiten Sie anschließend einen Tagesordnungspunkt.
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Klicken Sie auf [+ Neue Sitzungsunterlagen]. Das Fenster zum Hinzufügen von Dateien erscheint.
Klicken Sie auf [+ Dateien hinzufügen]. Wählen Sie im Explorer die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten.
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Sie können gleichzeitig mehrere Dateien auswählen und hinzufügen.
Wenn Sie die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf [Öffnen].
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Klicken Sie auf [Speichern].
Sie gelangen jetzt wieder zur Übersicht des Tagesordnungspunktes.
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Klicken Sie abermals auf [Speichern]; Sie gelangen jetzt wieder zur Übersicht der Sitzung.
Indem Sie ein drittes Mal auf [Speichern] klicken, gelangen Sie zur Übersicht von [Meine Sitzungen].
Das Veröffentlichen einer Sitzung
Sie veröffentlichen eine Sitzung, damit die Einladungen verschickt werden und die Sitzung im Teil „Sitzungen“ eines jeden Teilnehmers erscheint.
Veröffentlichen kann man zu jeder Zeit, nachdem die Sitzung angelegt wurde. Wenn ein Teilnehmer hinzugefügt wird, nachdem die Sitzung bereits veröffentlicht wurde, erhält dieser automatisch eine Einladung.
Sichtberechtigung Sitzungsunterlagen
Genauso wie die Sichtberechtigung für einen Tagesordnungspunkt, kann man auch die Sichtberechtigung für eine Sitzungsunterlage entzogen. Diese Sichtberechtigung wird pro Sitzungsunterlage eingestellt. Standardmäßig ist die Sichtberechtigung eingestellt auf „Sichtbar für alle Teilnehmer“.
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Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol hinter dem Tagesordnungspunkt, dessen Sichtberechtigung Sie anpassen möchten. Sie gelangen nun zum Übersichtsbildschirm der Sitzungsunterlage.
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Klicken sie auf den Abwärtspfeil hinter „Sichtbar für alle Teilnehmer“. Wählen Sie nun „Sichtbar für ausgewählte Teilnehmer“. De Auswahlmöglichkeiten erscheinen.
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Wählen Sie, in der Spalte „Sichtbar“, die Person aus, die diesen Tagesordnungspunkt nicht sehen darf, indem Sie den Namen anklicken. Der Name wird nun in einem blauen Balken angezeigt.
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Klicken Sie auf [Löschen]. Die ausgewählte Person wurde nun in die Spalte „Nicht sichtbar“ verlegt.
(Indem Sie eine Person unter „Nicht sichtbar“ auswählen, können Sie diese wieder hinzufügen).
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Klicken Sie auf die Schaltfläche [Speichern], direkt unter dem rechten Block.
Sitzungsunterlagen hinzufügen
Es ist bei eine Sitzung sicherlich praktisch, wenn man all Sitzungsunterlagen bei der Hand hat.
Sie können zu einer Besprechung sämtliche Sitzungssunterlagen hinzufügen. Dies können Word-Dateien (doc & docx) und Pdf-Dateien sein. Sitzungsunterlagen zu einer Sitzung hinzufügen, geschieht so: